Wer liest bei Ihnen eigentlich das Sammelpostfach?
Ein Postfach, das niemandem gehört, gehört allen — und wird deshalb mehrfach gelesen. Anfragen, Rückfragen, Rechnungen, Werbung liegen darin durcheinander, und wer es öffnet, sortiert erst einmal.
Mail-Mitarbeiter — in einem Satz
Sortiert das Sammelpostfach, zieht die Vorgangsdaten heraus und bereitet Antworten vor.
Wann er trägt
- Mehrere Personen greifen auf dasselbe Postfach zu
- Vorgänge müssen aus der Mail herausgelesen und weitergegeben werden
- Ein Teil der Antworten ist jedes Mal derselbe
- Mails bleiben liegen, weil unklar ist, wer zuständig ist
Was er nicht tut
Antworten werden vorbereitet, nicht verschickt — den Knopf drückt Ihr Team. Wer fremde Postfächer verarbeiten lässt, klärt vorher drei Dinge: die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, das Fernmeldegeheimnis, falls private Nutzung erlaubt ist, und die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Wofür er bei uns am häufigsten eingesetzt wird
Ob sich das für Ihren Betrieb lohnt, rechnet der Scan nach
Sie beschreiben einen wiederkehrenden Vorgang und nennen die Stunden, die er pro Woche kostet. Der Scan ordnet ein, ob sich das übergeben lässt — und sagt es auch, wenn nicht.