Wem gehört bei Ihnen das Sammelpostfach?
In einer Agentur läuft alles über ein Postfach, das niemandem gehört: Anfragen, Briefings, Rückfragen zu laufenden Projekten, Rechnungen. Wer es zuerst öffnet, sortiert es — und macht dabei etwas anderes nicht. Je größer das Team, desto häufiger wird dieselbe Mail von zwei Leuten gelesen.
Worum es dabei geht
- Projektanfragen aus dem Sammelpostfach herauslösen
- Briefings in eine feste Form bringen
- Rückfragen dem richtigen Vorgang zuordnen
- wiederkehrende Antworten vorbereiten
Was der Mail-Mitarbeiter tut
Sortiert das Sammelpostfach, zieht die Vorgangsdaten heraus und bereitet Antworten vor.
Was dabei zu beachten ist
Antworten werden vorbereitet, nicht verschickt — die Freigabe bleibt bei Ihrem Team. Drei Punkte gehören vor die Einführung: die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, das Fernmeldegeheimnis, falls die private Nutzung des Dienstpostfachs erlaubt ist, und die Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sobald eine technische Einrichtung Verhalten oder Leistung erfassen kann. Der Scan weist darauf hin, statt es Ihnen später zu überlassen.
Der Scan rechnet es für Ihren Betrieb nach
Sie beschreiben einen wiederkehrenden Vorgang und nennen die Stunden, die er pro Woche kostet. Der Scan ordnet ein, ob sich das übergeben lässt — und sagt es auch, wenn nicht.