Wer tippt in Ihrer Kanzlei die Belege ab?
In einer Kanzlei ist der Engpass selten die fachliche Arbeit. Er liegt davor: Mandantenpost öffnen, Belege sortieren, Felder in das Zielsystem übertragen, Formulare erfassen. Das ist Arbeit, die Konzentration bindet und keine braucht.
Worum es dabei geht
- Belege aus der Mandantenpost erfassen
- wiederkehrende Formulare auslesen
- Felder in das Dokumentenmanagement übernehmen
- Eingangspost sortieren und zuordnen
Was der Dokumenten-Mitarbeiter tut
Liest wiederkehrende Belege und Formulare aus und legt geprüfte Felder im Zielsystem an.
Was dabei zu beachten ist
Erfassen ist nicht beurteilen. Der Dokumenten-Mitarbeiter liest Felder aus und legt sie ab — er prüft keine Verträge, überwacht keine Fristen, kontiert nicht und erstellt keine Erklärungen. Diese Tätigkeiten sind nach § 2 RDG und §§ 3, 5 StBerG den Berufsträgern vorbehalten, und das soll so bleiben: die Freigabe bleibt bei Ihnen. Hinzu kommt das Mandantengeheimnis nach § 203 StGB — wer Kanzleiunterlagen verarbeitet, braucht eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, bevor die erste Datei fließt.
Der Scan rechnet es für Ihren Betrieb nach
Sie beschreiben einen wiederkehrenden Vorgang und nennen die Stunden, die er pro Woche kostet. Der Scan ordnet ein, ob sich das übergeben lässt — und sagt es auch, wenn nicht.